Dokument arkivering – det här behöver du veta

Enligt bokföringslagen måste man som företagare spara allt underlag till bokföringen i sju år. Det är allvarligt om dokumenten kommer bort. Du kan inte skylla på att dokument blivit stulna eller brunnit upp, då anses det att du inte förvarat dina dokument på en tillräckligt säker plats.

Vad innebär arkivering av dokument?

För dig som driver eget företag är bokföringen en väldigt stor del av verksamheten. Det går naturligtvis att leja bort hela bokföringen till en redovisningskonsult. Men om du själv bokför behöver du också känna till lagen om bokföring. Räkenskapsinformation måste exempelvis sparas i sju år innan du kan kasta dokumenten. Om du tycker det känns jobbigt att själv ha koll på alla dokument under så många år, kan du alltid använda dig av en tjänst som kallas dokument arkivering system. Flera företag erbjuder arkiveringstjänster för företag. De tar då hand om bokföringsmaterial eller andra dokument som du måste spara. Fördelen är att du slipper bekymra dig för att dokumenten ska försvinna i exempelvis en flytt eller liknande. 

Hur ska jag arkivera bokföring dokument under en flytt?

Det säkraste sättet att arkivera din bokföring när du flyttar är antingen genom att anlita ett företag som erbjuder arkivering. Du kan hitta bra företag som både erbjuder bra packmaterial där du kan förvara dokumenten och som dessutom kan hämta upp och återlämna om du behöver pappren någon gång. Om du själv vill hantera och ha hand om dina papper, exempelvis underlag för bokföringen, är det viktigt att du vet exakt var du lagt allt. Ett tips är att scanna in alla dokument du har, alltså även alla papperskvitton och liknande. På det sättet har du alltid en säkerhet, allt finns sparat på en extern hårddisk. Tänk dock på att du även behöver spara dina originaldokument. Anledningen till varför du måste spara allt material i sju år, är för att Skatteverket kan vilja göra en revision och då behöver de allt underlag.

Få hjälp med arkivering av bokföring av proffs

Särskilt för större företag som behöver hantera allt från bokföring till löner och mycket mer, kan det vara otroligt hjälpsamt med arkivering. Då behöver du aldrig oroa dig över var alla dokument är, alltsammans ligger då på en säker plats. När du väl behöver något papper eller dokument är det bara att hämta ut det. När det kommer till arkivering och lagen om denna, är det viktigt att varenda papper sparas. Även om du scannat in allt så ska du även spara originaldokumenten i pappersform. Något annat som också är smart om ditt företag exempelvis ska byta kontor, är att använda er av tjänsten magasinering. Magasinering är ungefär som arkivering, fast för dina möbler och saker. Under en flytt kan det ibland vara svårt att veta var man ska göra av allting, både när det kommer till viktiga dokument och möbler. Ta hjälp av ett företag där ni kan förvara era saker tills ni kommit iordning. Vanligtvis kan du hitta en bra kontakt för arkivering online, kom dock ihåg att kolla upp företaget du väljer.