Vad för dokument behöver arkiveras?
Arkivering syftar till att pappersdokument arkiveras på en säker plats under en längre tid. Det är aldrig garanterat att sådan information kommer användas, men det är ändå viktigt att de är arkiveras på en säker och tillgänglig plats om de skulle behövas.
När man talar om arkivering pratar man främst om arkivering av bokföringsmaterial. Men du bör arkivera alla dokument du anser är av värde vars information kan komma till användning i framtiden.
Dokument som du behöver överväga för arkivering inkluderar:
- Protokoll från års- och styrelsemöten
- Utgående handlingar
- Inkomna handlingar
- Diarier
- Medlemsförteckningar och matriklar
- Ämnesordnade handlingar
- Räkenskaper/Bokföringsmaterial
- Statistik
- Kartor och ritningar
Varför arkivering är viktigt
Dokumentarkivering är viktigt då det ger ditt företag bättre kontroll över dina informationsprocesser. Allt eftersom ett företag växer skapas även mer data. Denna data behöver noggrant förvaltas och bevaras för att snabbt kunna få tillgång till det när det behövs. Systematisk och säker dokumenthantering är viktigt för att ha en god överblick över dina dokument där alla som behöver ha åtkomst till dem snabbt kan hitta det dokument de behöver.
Krav på arkivering av bokföringsmaterial
I Sverige behöver bokföringsmaterial arkiveras i minst 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det är en lång tid att hålla reda på ett par papper. Det är med andra ord väldigt bekvämt och även säkert att överlåta arkivering av bokföringsmaterial till ett annat företag.
3 fördelar med arkivering för växande företag
- Förhindra förlust av dokument och data
Dokument som inte arkiveras på ett säkert ställe risker att försvinna och kan förloras för alltid, speciellt om de inte arkiverats digitals. Chanserna att någon råkar förstöra eller slänga ett viktigt dokument måhända vara små, men det händer. Digitaliserade och arkiverade dokument tillåter de anställda att snabbt hitta de dokument de behöver på egen hand.
- Lagkrav
Dokumentarkivering är också viktigt av legala skäl. Många företag råkar göra sig av med dokument som de är lagligt skyldiga att behålla. Ett effektivt arkiveringssystem säkerställer att alla företagsspecifika bestämmelser efterföljs. Om du väljer att inte arkivera dokument som du är skyldig att behålla riskerar du stora böter eller till och med fängelse i vissa fall.
- Ökad säkerhet
Fysisk dokumentarkivering är också viktigt av rent säkerhetsmässiga skäl, speciellt i en tid där cyberattacker och dataintrång blir allt vanligare. Genom att arkivera dina dokument på en lokal plats kan du hålla reda på all din information och öka skyddet mot intrång.
Har du viktiga dokument som behöver arkiveras?
Kontakta i så fall Actus Flytt. Vi erbjuder arkivering av bokföringsmaterial och andra viktiga dokument för företag via vårt effektiva arkiveringssystem. Vi lagrar alla dina dokument på en säker plats med övervakning i brandsäkra byggnader. Actus Flytt lämnar inget åt slumpen där vi ser till att alla dina dokument är i tryggt förvar och lättillgängliga fram tills den dag då du behöver använda dem, eller tills de inte längre behövs.
Vi erbjuder dokumenthantering i samband med våra tjänste för företagsflytt och kontorsflytt i Stockholm men även som en enskild tjänst. Läs mer om vår arkiveringstjänst.
